Este é o primeiro blog de uma série de três partes sobre o Programa E-Rate, uma iniciativa federal dos EUA administrada pela USAC (Universal Service Administrative Company) para a FCC (Comissão Federal de Comunicações), que fornece às escolas e bibliotecas em todos os Estados Unidos acesso acessível a serviços e soluções de banda larga e telecomunicações através de mecanismos de financiamento E-Rate aprovados.
O programa E-Rate não só ajuda a tornar a tecnologia e o acesso à Internet mais acessíveis, como também está a ajudar a colmatar a divisão digital no ensino primário, fornecendo serviços com desconto que permitem às escolas e bibliotecas investir em tecnologia. Para o ano fiscal 2022, a USAC comprometeu-se com 2,84 mil milhões de dólares para o programa E-Rate.
Estamos a discutir o que vemos como os erros mais comuns cometidos durante o processo E-Rate e como os pode evitar.
Erro n.o 1: Não conhecer a elegibilidade SKU para o E-Rate.
Um erro comum cometido durante o processo de candidatura ao preencher um Formulário 470 é listar SKUs que não são elegíveis para E-Rate. Com base no facto de uma SKU ser de Categoria 1 ou 2, podem ser 100% ou parcialmente elegíveis. Se um item inelegível estiver listado, pode ser mantido no processo de revisão da garantia de integridade do programa e potencialmente colocar em risco o financiamento para todo o pedido. Em média, cerca de 5% das candidaturas são atrasadas ou rejeitadas devido à lista de um SKU não elegível. Por este motivo, é fundamental garantir que todas as SKU listadas são elegíveis para E-Rate. Para garantir que a SKU que está a listar é elegível, uma das melhores práticas é utilizar a nossa Pesquisa de Produto de Elegibilidade de Taxa Eletrónica. Basta pesquisar o produto ou SKU para encontrar a percentagem de elegibilidade da Taxa Eletrónica. É muito fácil!
Erro n.o 2: Não saber o seu orçamento.
Os orçamentos da Taxa Eletrónica são repostos após cinco anos e o montante atribuído baseia-se na contagem de alunos ou em metros quadrados da biblioteca. Se optar por gastar o seu orçamento lentamente ao longo dos cinco anos, pode tornar-se difícil acompanhar os dólares do E-Rate que a sua escola deixou. Saber quanto resta no seu orçamento de E-Rate é importante para garantir que está a maximizar os serviços que estão disponíveis para a sua escola. Se não sabe quanto resta no seu orçamento, pode usar esta Ferramenta de Orçamento de Categoria 2. Depois de inserir o seu Número de Entidade Faturada (BEN) e calcular, verá informações sobre o seu orçamento total de Categoria 2, quanto usou todos os anos e quanto ainda tem durante este ciclo.
Erro n.o 3: Erros simples de arquivamento.
Sabemos que se estiver a preencher o seu Formulário 470 ou 471 sem a ajuda de um consultor, que é utilizado por mais de 60% das escolas, tem de passar muito por isso. Muitas vezes vemos erros simples de arquivamento, como listar um SKU impreciso ou escolher o fornecedor ou fabricante de serviço errado. Demorar o tempo necessário e rever todos os formulários é fundamental, por um simples erro pode prejudicar o processo de licitação e o processo de auditoria de financiamento. Cerca de 5% das candidaturas recebem financiamento negado todos os anos devido a erros de preenchimento. Para garantir que não envia as informações erradas, demore o tempo que precisar a preencher os formulários, verifique tudo e consulte um segundo par de olhos para analisar os formulários se não tiver um consultor.
Resumo
O Programa E-Rate é um excelente recurso para as escolas apoiarem as suas necessidades de infraestrutura de rede. No entanto, os erros ao preencher podem acabar por lhe custar tempo e um possível financiamento. Ao preencher, considere as dicas acima para um processo sem problemas, maximizando o seu orçamento E-Rate.
Como pode o RUCKUS ajudá-lo a evitar os principais erros de E-Rate?
O processo E-Rate pode ser assustador, mas as redes RUCKUS estão aqui para ajudar. Seguem-se recursos adicionais para o ajudar durante o seu preenchimento do E-Rate. Se tiver alguma dúvida, pode contactar a nossa linha de apoio E-Rate.
